Nebenkostenabrechnung prüfen: Mieter zahlen oft drauf
Zuletzt aktualisiert am 30. Dezember 2022
Marek Schauer
Inhaltsverzeichnis
In aller Kürze
- Bei der Betriebskostenabrechnung passieren häufig Fehler. Daher sollten Sie die Betriebskostenabrechnung sorgfältig überprüfen.
- Formelle Fehler können die Betriebskostenabrechnung ungültig machen. Der Vermieter kann innerhalb der Frist von einem Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums eine korrigierte Abrechnung erstellen.
- Nicht alle Betriebskosten sind umlagefähig. So können beispielsweise Kosten für die Grundsteuer auf die Mieter umgelegt werden. Die Immobilienfinanzierung darf jedoch nicht Teil der Betriebskosten sein.
- Wenn die Betriebskostenabrechnung formelle oder inhaltliche Fehler beinhaltet, dann sollten Sie Widerspruch einlegen. Hierzu haben Sie ein Jahr Zeit. Allerdings wird eine Nachzahlung in der Regel bereits nach vier Wochen nach Erhalt der Abrechnung fällig.
- Vermieter müssen bei der Festlegung der Nebenkosten das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Danach dürfen Nebenkosten nicht unverhältnismäßig hoch ausfallen.
Wer kennt es nicht: Das Jahr ist um und pünktlich zu den Feiertagen liegt die Betriebskostenabrechnung im Briefkasten. Mal wieder eine Nachzahlung, die Festtagslaune ist dahin. Die Betriebskostenabrechnung ist einer der größten Streitpunkte zwischen Mietern und Vermietern – viele Mieter wollen Konflikte lieber umgehen und zahlen daher kommentarlos.
Doch es lohnt sich, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen. Unsere Erfahrung: Mieter zahlen oft drauf, wenn Sie nicht richtig prüfen. Im folgenden Beitrag klären wir rund um das Thema Betriebskosten auf und weisen auf die häufigsten Fehler in Nebenkostenabrechnungen hin.
Was sind Nebenkosten?
Bei den Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, handelt es sich laut der Betriebskostenverordnung (BetrKV) um laufende Zahlungen, die sich aus dem Gebrauch des Gebäudes ergeben. Dazu zählt in etwa die Müllentsorgung, Gartenarbeiten, Wasserversorgung und vieles mehr.
Einen Teil dieser Kosten darf der Eigentümer in Form der Betriebskostenpauschale, die monatlich zusätzlich zur Kaltmiete gezahlt wird, auf seine Mieter umlegen.
Spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums wird dann eine Abschlussrechnung gestellt. Die geleisteten Vorauszahlungen werden mit den tatsächlichen Kosten verrechnet. So kann es dazu kommen, dass der Mieter Geld zurück erhält oder aber eine Nachzahlung an den Eigentümer, bzw. Vermieter leisten muss.
Wichtig: Oftmals ist die Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Daher sollte man die Nebenkostenabrechnung prüfen lassen.
Lassen Sie sich von uns kostenlos und unverbindlich beraten, wenn Sie Fragen rund um das Thema Betriebskosten haben.
Betriebskostenabrechnung prüfen: Häufige Fehler
Vermieter kümmern sich häufig um eine große Anzahl von Objekten, weshalb es beim Erstellen von Betriebskostenabrechnungen schnell zu Fehlern kommt. Zudem versuchen Vermieter nicht selten, Kosten, die sie den Mietern eigentlich nicht auferlegen dürfen, auf die Mieter abzuwälzen.
Nebenkostenabrechnungen sind oft nur schwer verständlich. Mieter begleichen daher die Nachzahlung lieber, anstelle die Betriebskostenabrechnung zu prüfen. Doch eine Prüfung der Nebenkostenabrechnung lohnt sich, denn nicht selten gelingt es uns, die Nachzahlung nach ordentlicher Prüfung um 50 Prozent zu verringern. Sie können also bares Geld sparen, wenn Sie die häufigsten Fehler und Tricks kennen.
Ist die Nebenkostenabrechnung formell richtig?
Das Wichtigste vorab: Bei der Nebenkostenabrechnung spielen regelmäßig formelle Fehler eine Rolle. § 259 des Bürgerlichen Gesetzebuchs sieht vor, dass die Nebenkostenabrechnung eine ordentliche Zusammenstellung der angefallenen Kosten enthält. Zwar wissen die meisten Vermieter um diese Anforderungen, weshalb es nicht allzu häufig zu Problemen kommt. Dennoch empfehlen wir, diese Punkte ganz schnell zu prüfen:
Richtige Bezeichnung der Eckdaten
Wenn die Nebenkostenabrechnung an eine falsche Person verschickt wird oder der Absender, also der Vermieter bzw. Eigentümer nicht deutlich aus der Abrechnung hervor geht, ist sie fehlerhaft. Zudem muss das Haus, bzw. die Wohnung, auf die sich die Abrechnun bezieht, richtig bezeichnet werden.
Auflistung der Gesamtkosten
Es muss eine übersichtliche Auflistung der Gesamtkosten enthalten sein, damit die Nebenkostenabrechnung formell richtig ist.
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Erläuterung des Verteilerschlüssels
Zudem müssen die Vermieter bzw. Eigentümer den Verteilerschlüssel aufführen und erläutern. Beim Verteilerschlüssel handelt es sich um die Art und Weise, nach der die Gesamtkosten auf die Mieter umgelegt werden. Dabei erfolgt die Verteilung in der Regel nach einem der folgenden Maßstäbe.
Wohnfläche: Die Verteilung der Kosten kann sich nach der Wohnfläche richten. Dabei rechnen sich die Nebenkosten je nachdem, wie groß die Wohnfläche ist. Dieser Verteilerschlüssel kann allerdings nur auf kalte Nebenkosten angewendet werden. Warme Nebenkosten, wie etwa Warmwasser und Heizkosten, müssen sich nach dem Verbrauch jeder einzelnen Mietpartei richten.
Personenzahl: Eine weitere Möglichkeit der Kostenverteilung ist die Aufteilung nach Personenanzahl. Nehmen wir an, dass in einem Haus insgesamt 4 Personen leben. In den Wohnungen A und B lebt jeweils eine Person, in der Wohnung C leben hingegen zwei Personen. Für die Wohnungen A und B fallen dann jeweils ¼ der Kosten an, für die Wohnung C fallen 2/4, also die Hälfte der Kosten an. Dieser Verteilerschlüssel ist sehr gerecht, wenn davon ausgegangen werden kann, dass alle Mieter ungefähr gleich viel verbrauchen. In diesem Falle müssen Sie nicht übermäßig sparsam sein, denn Sie zahlen den Verbrauch der anderen Mieter mit.
Verbrauch: Es gibt verbrauchsabhängige Nebenkosten, wie beispielsweise Warmwasser- und Heizkosten. Das bedeutet, dass der Mieter nur zahlen muss, was er auch verbraucht. Der Vermieter muss dafür den Gesamtverbrauch und den Verbrauch der jeweiligen Wohneinheit aufgeschlüsselt darlegen.
Wohneinheit: Letztlich kann auch über die Anzahl der Wohneinheiten abgerechnet werden. Befinden sich in einem Wohnhaus also vier Wohnungen, so trägt jede Wohneinheit ¼ der Gesamtkosten. Dies ist aber nur gerecht, wenn davon auszugehen ist, dass alle Parteien ungefähr gleich viel verbrauchen. Sind die Wohnungen jedoch unterschiedlich groß, dann ist dieser Verteilerschlüssel unwirksam.
Angabe über Vorauszahlungen und Guthaben
Schließlich muss nachvollziehbar aufgelistet werden, ob und in welcher Höhe bereits Vorauszahlungen geleistet wurden und ob sich nun daraus eine Nachzahlung ergibt, oder ob der Mieter Geld zurück erlangt.
Abrechnungszeitraum und Verfristung
Letztlich muss beachet werden, ob der Abrechnungszeitraum richtig ist. Dieser umfasst jedenfalls 12 Monate. Es kann sich dabei um das Kalenderjahr handeln, allerdings kann der Abrechnungszeitraum gesondert im Mietvertrag vereinbart werden.
Außerdem muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb einer bestimmten Frist erhalten. Diese beträgt 12 Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums. Stimmt der Abrechnungszeitraum also beispielsweise mit dem Kalenderjahr überein, muss die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2022 bis zum 31.12.2023 beim Mieter zugehen. In diesem Beitrag klären wir genauer über eine verfristete Betriebskostenabrechnung auf.
Was tun, wenn die Betriebskostenabrechnung formale Fehler aufweist?
Wenn sie eine formell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung erhalten haben, sollten Sie zunächst nichts weiter tun. Die Betriebskostenabrechnung ist unwirksam. Ihr Vermieter kann eine formell richtige Abrechnung innerhalb der 12-monatigen Frist stellen. Versäumt er dies, verliert er seinen Anspruch auf Nachzahlung gegen Sie.
Haben Sie Fragen zum Thema Betriebskostenabrechnung? Befinden Sie sich bereits in einem Rechtsstreit mit Ihrem Mieter oder Vermieter? Lassen Sie sich von uns beraten. Unsere Anwälte verfügen über jahrelange Erfahrung im Bereich des Mietrechts. Füllen Sie einfach das Kontaktformular aus. Innerhalb von 24 Stunden erhalten Sie eine kostenlose und unverbindliche Ersteinschätzung zu Ihrem Anliegen. Ganz bequem per Mail.
Umlagefähige Nebenkosten: Das dürfen Vermieter abrechnen
Wichtig bei der Prüfung der Nebenkosten ist zudem, zu wissen, welche Betriebskosten der Vermieter auf seine Mieter umlegen darf.
Prüfen Sie daher die in Ihrer Betriebskostenabrechnung aufgeführten Kostenpunkte. Sollten Kosten aufgeführt sein, die eigentlich nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen, ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft und Sie müssen nicht zahlen.
Folgende Kosten dürfen auf Mieter umgelegt werden:
- Grundsteuer
- Kosten für Versicherungen und einen Hausmeister
- Wasserversorgung und Entwässerung
- Müllabfuhr und Straßenreinigung
- Heizkosten, Wartung der Heizungsanlage
- Betriebskosten für einen Aufzug
- Warmwasserversorgung
- Gartenpflege und Beleuchtung
- Kabelanschluss
- sonstige Betriebskosten, z.B. Wartung von Feuermeldern, die Reinigung von Dachrinnen, Wartung von Blitzableitern
Kosten, die keinesfalls auf Mieter umgelegt werden dürfen:
- Steuern
- Zinsen für die Immobilienfinanzierung
- Kosten für Reparaturen, Instandhaltung- und Instandsetzungsarbeiten
- Verwaltungskosten
- Betriebskosten für leerstehende Wohnung im Haus (diese muss der Vermieter tragen)
- unregelmäßig anfallende Kosten
Sollten in Ihrer Nebenkostenabrechnung nicht umlagefähige Kosten aufgelistet sein, ist die Betriebskostenabrechnung fehlerhaft. In diesem Falle sollten Sie jedenfalls widersprechen. Dies können Sie innerhalb von vier Wochen nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung schrfitlich vor Ihrem Vermieter tun. Ihr Vermieter muss dann innerhalb der Jahresfrist eine berichtigte Betriebskostenabrechnung bereit stellen. Verpasst er diese Frist, müssen Sie nicht zahlen.
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Wie hoch dürfen Nebenkosten sein?
Mieter fragen sich häufig, wie hoch die Nebenkosten sein dürfen. Gerade bei steigenden Kaltmieten können hohe Nebenkosten eine zusätzliche Belastung für Mieter darstellen. Da jedoch die Versorgungsverträge in der Regel nicht vom Mieter selbst, sondern von der Hausverwaltung bzw. dem Vermieter geschlossen werden, haben Mieter in der Regel keinen Einfluss auf die Höhe der Nebenkosten.
Allerdings müssen Vermieter das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Danach müssen Vermieter bei der Auswahl ihrer Anbieter darauf achten, dass diese keine unverhältnismäßig hohen Preise verlangen.
Jedoch verpflichtet das Gebot der Wirtschaftlichkeit Vermieter wiederum nicht, regelmäßig nach dem günstigsten Anbieter für Strom oder Gas zu suchen.
Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung
Weist Ihre Nebenkostenabrechnung inhaltliche Fehler auf, sollten Sie unbedingt Widerspruch einlegen. Hierfür haben Sie ab Erhalt der Abrechnung 12 Monate Zeit.
Haben Sie Ihre Abrechnung also am 12.Januar 2021 erhalten, müssen Sie bis zum 12.Januar 2022 Widerspruch eingelegt haben. Die zwölfmonatige Frist beginnt jedoch erst zu laufen, wenn Sie eine nachvollziehbare Abrechnung erhalten haben (s.o.). Am besten erheben Sie den Widerspruch schriftlich.
Wichtig: in der Abrechnung ist oftmals von einer vierwöchigen Frist zur Widerspruchserhebung die Rede. Dies bedeutet jedoch, dass die Abrechnung nach 30 Tagen fällig ist. Eine entsprechende Nachzahlung muss daher innerhalb von vier Wochen geleistet werden.
Daher empfehlen wir, eine etwaige Nachzahlung bereits innerhalb der vier Wochen zu leisten. Haben Sie jedoch vor, Widerspruch einzulegen, sollten Sie in der Überweisung angeben, dass es sich um eine Überweisung unter dem Vorbehalt der Rückforderung handelt.
Sollten Sie weitere Fragen zum Thema Betriebskosten haben oder wollen Sie Ihre Betriebskostenabrechnung prüfen lassen, profitieren Sie zunächst von unserer kostenlosen und unverbindlichen Beratung! Füllen Sie unser Kontaktformular aus und erhalten Sie von unseren Anwälten für Mietrecht innerhalb von 24 Stunden eine Ersteinschätzung Ihres Anliegens per Mail.
Häufig gestellte Fragen
Den Widerspruch sollten Sie schriftlich einlegen. Dabei können Sie bereits erwähnen, warum Sie die Betriebskostenabrechnung für fehlerhaft halten. Dazu haben Sie ab Erhalt der Betriebskostenabrechnung ein Jahr Zeit.
Lassen Sie sich jedoch im Zweifel von einem Anwalt für Mietrecht beraten. Wir helfen Ihnen gern!
Den Widerspruch sollten Sie schriftlich einlegen. Dabei können Sie bereits erwähnen, warum Sie die Betriebskostenabrechnung für fehlerhaft halten. Dazu haben Sie ab Erhalt der Betriebskostenabrechnung ein Jahr Zeit.
Lassen Sie sich jedoch im Zweifel von einem Anwalt für Mietrecht beraten. Wir helfen Ihnen gern!
Umlagefähig sind: Grundsteuer, Kosten für Versicherungen und einen Hausmeister, Wasserversorgung und Entwässerung, sowie Müllabfuhr, Straßenreinigung, Heizkosten (inkl. Kosten für Wartungsarbeiten), Kosten für einen Aufzug, Warmwasserversorgung, Gartenpflege und Beleuchtung, Kabelanschluss und sonstige Betriebskosten.
Keinesfalls dürfen Steuern, Zinsen für die Immobilienfinanzierung, Kosten für Reparaturen, Instandhaltung- und Instandsetzungsarbeiten, Verwaltungskosten oder Betriebskosten für leerstehende Wohnungen im Haus, sowie weitere unregelmäßig anfallende Kosten, auf den Mieter umgelegt werden.
Dies lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Vermieter müssen das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Das bedeutet, dass die Nebenkosten nicht unverhältnismäßig hoch ausfallen dürfen. Allerdings sind Vermieter nicht dazu verpflichtet, regelmäßig nach den günstigsten Anbietern zu suchen.
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